Le Greta COEUR 2 LOIRe recherche pour son site d'Orléans, un/une Assistant/te de Formation.
L’assistant(e) de formation a en charge la gestion administrative et financière des actions de formation, conformément au cadre réglementaire en vigueur et au cahier des charges du label EDUFORM. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les personnes intervenant sur les dossiers de formation qui lui sont affectés : CFC, coordordonnateurs/trices, formateurs/trices.
Missions principales :
1. Accueil physique et téléphonique
- Assurer l’accueil téléphonique et/ou physique des clients, des stagiaires, des partenaires.
- Recueillir les demandes de formation et transmettre les messages aux personnes concernées.
- Donner un premier niveau d’information aux clients (contenus, modes de financement, dates des réunions d’information collective, etc.)
2. Gestion administrative et financière
- Conventionner les prestations (saisie, suivi des retours client, transmission au fil de l’eau au service financier).
- Assurer le suivi des stagiaires en parcours de formation, à travers notamment :
- la constitution des dossiers administratifs
- l’édition des livrets de formation, des convocations, des courriers
- l’établissement des conventions de formation et de stage
- le suivi de la réalisation de la prestation (pointage des feuilles de présence, mise à jour du tableau de suivi des heures stagiaires, etc.)
- la saisie des dossiers de rémunération sur les plateformes
- la transmission des documents d'entrée et fin de formation
- Gérer le suivi de l'activité des formateurs intervenant dans les parcours de formation à travers l'élaboration de leurs dossiers administratifs, contrats (CPS), ordres de mission et le suivi des heures réalisées par rapport au prévisionnel préétabli (RMA/ASF).
- Renseigner le suivi du chiffre d’affaires par établissement formateur
- Etablir et transmettre les conventions de gestion regroupée (CGR) auprès des établissements formateurs.
- Saisir les données nécessaires à la facturation des actions de formation sur les plateformes des prescripteurs/financeurs et sur PROGRE
- Tenir des tableaux de bord mensuels par financeurs, actions, formateurs et stagiaires.
- Classer les dossiers et les archiver.
3. Gestion commerciale
En lien avec le service commercial :
- Collecter les informations utiles à la mise à jour du fichier clients/prospects
- Transmettre les données nécessaires à l'actualisation du site internet
- Participer occasionnellement à des manifestations (JPO, soirée de remise des diplômes, etc.)
Compétences requises :
- Gérer des appels entrants /sortants
- Conseiller le client
- Présenter l’offre de formation
- Connaître l’environnement de la FCP
- Maîtriser les outils informatiques
- Faire un publipostage
- Analyser et traiter des données chiffrées
Qualités et aptitudes professionnelles :
- Rigueur
- Autonomie
- Respect des délais
- Sens de l'accueil / du service
- Qualité relationnelle et rédactionnelle
- Esprit d’équipe
- Réactivité
Contrat de Vacation. Poste à pourvoir dès que possible
Contact : recrutement.greta-c2l@ac-orleans-tours.fr