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Le Greta COEUR 2 LOIRe recherche pour son site d'Orléans, un/une Assistant/te de Formation.
L’assistant(e) de formation a en charge la gestion administrative et financière des actions de formation, conformément au cadre réglementaire en vigueur et au cahier des charges du label EDUFORM. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les personnes intervenant sur les dossiers de formation qui lui sont affectés : CFC, coordordonnateurs/trices, formateurs/trices.

Missions principales :

1. Accueil physique et téléphonique

  • Assurer l’accueil téléphonique et/ou physique des clients, des stagiaires, des partenaires.
  • Recueillir les demandes de formation et transmettre les messages aux personnes concernées.
  • Donner un premier niveau d’information aux clients (contenus, modes de financement, dates des réunions d’information collective, etc.)

2. Gestion administrative et financière

  • Conventionner les prestations (saisie, suivi des retours client, transmission au fil de l’eau au service financier).
  • Assurer le suivi des stagiaires en parcours de formation, à travers notamment :
    • la constitution des dossiers administratifs
    • l’édition des livrets de formation, des convocations, des courriers
    • l’établissement des conventions de formation et de stage
    • le suivi de la réalisation de la prestation (pointage des feuilles de présence, mise à jour du tableau de suivi des heures stagiaires, etc.)
    • la saisie des dossiers de rémunération sur les plateformes
    • la transmission des documents d'entrée et fin de formation

 

  • Gérer le suivi de l'activité des formateurs intervenant dans les parcours de formation à travers l'élaboration de leurs dossiers administratifs, contrats (CPS), ordres de mission et le suivi des heures réalisées par rapport au prévisionnel préétabli (RMA/ASF).
  • Renseigner le suivi du chiffre d’affaires par établissement formateur
  • Etablir et transmettre les conventions de gestion regroupée (CGR) auprès des établissements formateurs.
  • Saisir les données nécessaires à la facturation des actions de formation sur les plateformes des prescripteurs/financeurs et sur PROGRE
  • Tenir des tableaux de bord mensuels par financeurs, actions, formateurs et stagiaires.
  • Classer les dossiers et les archiver.

3. Gestion commerciale

En lien avec le service commercial :

  • Collecter les informations utiles à la mise à jour du fichier clients/prospects
  • Transmettre les données nécessaires à l'actualisation du site internet
  • Participer occasionnellement à des manifestations (JPO, soirée de remise des diplômes, etc.)

Compétences requises :

  • Gérer des appels entrants /sortants
  • Conseiller le client
  • Présenter l’offre de formation
  • Connaître l’environnement de la FCP
  • Maîtriser les outils informatiques
  • Faire un publipostage
  • Analyser et traiter des données chiffrées

Qualités et aptitudes professionnelles :

  • Rigueur
  • Autonomie
  • Respect des délais
  • Sens de l'accueil / du service
  • Qualité relationnelle et rédactionnelle
  • Esprit d’équipe
  • Réactivité

Contrat de Vacation. Poste à pourvoir dès que possible

Contact : recrutement.greta-c2l@ac-orleans-tours.fr

 

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