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Contrat en alternance* : Assistant.e de direction

Vous souhaitez préparer un BTS Support à l’Action Managériale en contrat d’alternance

Au sein de la Direction Risques et Prévention, vous intégrerez l’équipe de l’unité DIR (Directeur, deux adjoints, 1 assistante, 1 chargé de mission et 4 experts), assurerez le secrétariat en collaboration avec l’assistante de l’unité DRP/IGT et travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe des assistantes de la DRP (huit sur le site d’Orléans et 4 en région). Vous serez amené à agir en logique de mutualisation en faisant preuve d’adaptabilité et d’une forte motivation pour le travail en équipe

Dans le cadre de vos deux années d’alternance, vous serez principalement en charge de :

  • Gérer l’accueil physique et téléphonique, filtrer les appels, gérer les urgences ;
  • Traiter le courrier (arrivée et départ) en logique collaborative, assurer les diffusions et le suivi des réponses ou actions, le classement et l’archivage ;
  • Rédiger, relire et remettre en forme des courriers et documents divers ;
  • Tenir des agendas, organiser des réunions, préparer les dossiers de réunions puis les classer ;
  • Participer à des réunions et rédiger des comptes rendus ;
  • Assurer et contrôler la circulation de l’information au sein de l’équipe via différents moyens mis à disposition (intranet, mails de suivi, affichage…), et assurer les diffusions adaptées vers les unités ;
  • Assister les équipes dans la préparation et le suivi des dossiers divers ;
  • Organiser des événements type séminaires, repas d’entreprise, journées de cohésion ;
  • Organiser les déplacements et gérer les ordres de missions des agents (création, suivi et enregistrement, organisation des déplacements, réservation des titres de transport et d’hôtel, des avances et notes de frais, des cartes d’abonnement) ;
  • Mettre à jour des pages de l’intranet et des canaux TEAMS propres à la DRP/DIR.

Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes :                      

  • Bonnes qualités relationnelles : écoute, réserve, empathie, discrétion et confidentialité ;
  • Motivation pour le travail en équipe : organisation, efficacité, réactivité et savoir rendre compte, concertation, polyvalence et dynamisme ;
  • Rigueur dans l’organisation, la planification, suivi des actions, classement ;
  • Bonne connaissance et aisance dans l’utilisation des outils de bureautique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et digitaux (réseaux sociaux, messagerie instantanée, Visio conférence, …) ;
  • Connaissances de l’anglais.
Lieu d'exercice
Lieu d'exercice : ORLEANS Ce poste est à pourvoir en alternance pour une durée de 2 ans en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. A compétences égales, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Merci d'adresser votre candidature en langue française (CV actualisé et lettre de motivation) jusqu'au 05/05/2020
Date de démarrage de l’alternance
SEPTEMBRE 2020
Durée du contrat
2 ANS
Rythme d’alternance
Alternance Entreprise/Centre de formation
Type de contrat
Contrat de professionnalisation
Nom de l’entreprise / organisme d’accueil
BRGM